傳統的公文發放處理為手工模式，存在著手工登記、工作繁重;人人交接，易出紕漏;查詢不便、統計緩慢;難以追溯、責任不明等客觀現象導致工作質量和效率難以大幅提高，給公文工作造成了極大地困擾。

根據公文管理制度與規范，結合不同單位實際情況，研制了《智能公文交換控制系統》，將傳統的公文運轉“人人”模式變革為“人-機”模式，實現對紙質公文工作的高效化管理。

智能文件交換柜綜合利用物聯網技術、通信技術、身份證識別技術、照片抓拍技術、傳感器技術、自動控制技術、數據庫技術、安全技術等多種先進技術，實現了公文流轉全過程智能化、流程化、規范化、安全化管理。

智能公文流轉柜的使用，能高度貼合政府單位公文流轉需求，將各部門公文、信件、報紙等文件統一集中通過公文流轉柜分發，實現全過程自助化管控，減少人工干預，提高公文流轉效率。

天瑞恒安的智能公文流轉柜 應用場所是政府機關單位、涉密單位、航天單位等涉及文件流轉的場所。