有句話說的好哪里有文件，哪里就有文件柜的存在。隨著互聯網時代的到來，智能柜通過計算機軟件的統一管理，轉化為智能存儲系統，在各企業單位推廣；由于它能很好地存儲文件，保存數據，查詢數據，從而減少工作內容，規范操作標準，大大提高了企業的效率，因此受到高度贊揚。

如果是在檢察法務單位使用：國家安全部要求涉案項目的檢察法務單位必須聯網智能管理，所以這也就是智能柜的誕生；公安局和檢察院有很多重要的項目，所以在人為管理的基礎上容易造成混亂。使用這種柜子能夠保證物證，案卷的清晰查閱和管理，能夠清晰查詢物證的詳細內容和處理情況。

機構：每個公司都需要保存資質，人事檔案，票據和重要合同，而這些通常都是由相關部門處理，沒有統一的管理，查找文件往往成為最大的問題，過程不完善導致工作效率低下，智能柜可根據文件類別進行合理有序的分類，通過快速檢索功能找到相應的文件。

政府部門：對于政府部門來說，往往有大量的檔案、文件、合同等重要文件需要管理，工作內容繁瑣，容易丟失的可能性，這個時候使用智能柜可以很大程度上提高文件管理的準確性和高效性，有效的將文件進行歸檔和統計，使存放流程更加標準規范。