在資料存儲日益增加的今天，如果是在電腦里面存儲還好說一些，如果是紙質文檔進行存儲，時間長了就會出現很多不同紙質文檔，非常容易混淆，在混淆過程中就發現了其中的弊端，這也是智能文件交換柜廠家大力發展的原因。

       在檔案資料存儲不能很好滿足實際需要時候，以及鑒于目前卷宗柜管理存在的種種現狀，文件交換柜的出現當然就是為了解決問題。通過智能文件交換柜看出來案卷的相關存儲人，接受人，以及交接時間以及實施監控起來，避免資料出現丟失或者是被盜情況的發生，在取得聯系時候想要尋找時候依靠于對應的柜號進行尋找，然后對應的開柜方式，無需他人實施的記錄，主要監督人員進行辦案工作，提升效率，同時從受理登記到結案歸檔實現流程化、閉環式、智能化、規范化全程管理，堵塞執法漏洞、補齊執法短板，促進執法規范化建設提檔升級。

       在應用智能文件交換柜過程中不僅實現了日常存取、臨時調用、記錄臺帳、監督檢查等功能。還可以實施關聯各項執法辦案信息，具備智能提醒和預警報警功能，提示相關的工作工作人員依法進行辦案開展活動，避免出現執法出現問題或者是不法行為。