當智能公文流轉柜需要存儲或取出，IC卡讀寫器會首先讀取IC卡信息，然后匹配通過數據的數據存儲中心信息處理模塊用于查詢配送人員訪問資料的讀取IC卡信息權威；此時智能公文交換柜存儲/沉積產品的選擇將制成，并且是否存儲物品資料將根據所選擇的情況來判斷。相關工作人員信息與數據存儲中心的信息進行比較，以確定相關人員是否有權從智能公文交換柜拿出或者是取走的權利。

       當遞送人員信息的數據存儲中心信息匹配成功，則控制以打開相應的庫存門或門拾取;當送貨人員的信息不匹配成功的數據存儲中心的信息，它會發出警報，提示沒有存儲/檢索資料的權力。

       當智能公文交換柜存儲資料或取出產品，配置交換柜的存儲門的鎖碼和根據傳送機柜的硬件配置信息的拾取器門的鎖定碼并保存到數據存儲中心，并配置存儲人員的基礎上保存的資料到數據存儲中心的授權分銷人員信息存儲 /檢索，并判斷是否相關人員有庫存授權或搓授權根據與數據存儲中心相比，所獲得的配送人員信息，然后控制相應的柜門，通過存儲人員的存儲/讀取權限可以實現智能切換的業務流程，提高工作效率，提高切換的準確性。