隨著信息時代大爆炸的到來，由于個人管理效率低下、數據不清等問題，導致辦案過程中，出現了逾期取保候審、治安案件逾期處理、辦案效率極低；檔案存放位置混亂；人工登記、調閱緩慢；檔案交接不清、檔案調閱不清等情況。天瑞恒安智能案卷柜廠家為了提高管理效率，更好地監控和管理相關人員的工作，采用智能檔案柜對檔案進行規范管理。

使用智能案卷柜可以實現文件的實時準確定位，對涉及案件的相關財物和警用裝備的管理，實行多方向發展，統一規范管理；其次，將案卷信息與警務一體化大數據平臺進行無縫對接；確保案件實施中雙方信息互通，促進警方，法院，檢察院的友好合作。此外，它還需要嚴格的指紋識別、個人識別和其他檢查，以確保文件的安全，無論是存儲還是檢索。并且可以綜合檔案的流轉軌跡，如果操作不規范或使用逾期違規，將自動預警；充分保證檔案的法律效果。還有重要的一點就是它的流程以及可視化角度是可以直接查閱一個單位案件處理的基本情況。

在現如今已經有很多單位都使用上了標準化專業化的智能案卷柜，依靠案卷柜更好的管理，很大程度上提升工作人員工作效率以及工作積極性。