近年來，隨著信息化技術的發展和電子政務建設的推進，紙質公文和電子公文并存，公文的信息化管理從紙質和電子兩種角度出發，提高流轉的規范化，以達到實現公文管理的信息化建設；提高紙質文件函流轉的信息化、標準化、規范化建設。

傳統公文處理采用手工模式，存在著手工登記、工作繁重；使用普通鐵皮柜進行機要保密文件的保管，存在泄密等安全隱患；人工分揀、量大易錯；查詢不便、統計緩慢；難以追溯、責任不明等客觀現象，給公文工作帶來了較大地困擾。智能文件交換柜 管理系統將傳統的“人-人”模式轉變為“人 - 機”模式，實現了對紙質公文工作的效率。

智能文件交換柜 管理系統以交換站為中心，以各交換單位為節點，通過先進的智能交換箱技術、條碼技術和計算機軟件技術的結合，使同城機關單位公文交換工作能安全保密、快速準確、科學規范的進行，告別了傳統的手工處理模式，邁入信息化管理的新時代。智能文件交換箱V4.0版本，為適應國家及政府對行業的技術要求，采用國產化信創適配技術，采用中標麒麟、銀河麒麟、中科方德、統信系統，適配國產化服務器、數據庫，更加的提高了產品的國產化安全性能。