智能公文交換柜主要進行用戶與辦公人員之間的文件交換處理等，類似作為第三方中介職責，有網絡，收發，短信驗證碼通知，同時也可以進行在線記錄查詢，管理等功能的智能柜，由于采用智能控制系統與柜體的結合形式，因此被稱為智能公文交換柜。

       天瑞恒安科技智能公文交換柜的外形規格與智能快遞柜相似，但單箱格口高度較小，整體格口數量較多。 長期以來，區政府紙質文件收發，交換工作主要依靠人工簽名，登記和錄入，而人工管理受人為因素影響較大，容易出錯，不易分清責任，難以跟蹤糾正錯誤或漏洞。為充分發揮辦公自動化系統功能，提高工作效率，政府辦廣泛征求需求，深化拓展功能，大力推進公文交換系統和交換站轉型升級建設，初步實現公文交換智能化，精細化，標準化。大大提高了公文紙質的跟蹤管理能力和交換效率，進一步增強了公文的保密性和安全性。

       公文交換柜廠家也在不斷改造一大亮點是智能公文交換管理系統，系統包括智能文件交換柜，監控平臺等；各單位文件交換人員可通過在終端智能文件交換柜上操作觸摸屏交互界面進行文件存儲，文件采集，狀態查詢，系統維護等操作。