一個案件從立案到辦結結束的過程，這中間經歷了掃描、送達、審理、執行等多個中間流轉環節，這些環節中每個環節都會涉及到卷宗的交接，傳統案卷柜在保管的時候會涉及到很多人，全靠人工記事、手工記錄。

涉及到給個環節的人員還可能因為人員的交接不準出現問題。這樣做法容易出現漏項，還容易形成案卷、資料難以查找，查找起來非常困難，但是使用自助交換箱紙質文檔電子管理體系，可以針對互聯網而開發，運用這些技術構建起的全方位、數字化的紙質文檔智能電子管理體系。優化這中間的過程，專門針對這一項而成的辦公流程。

使用自助交換箱用于材料之間的收發以及各部門之間材料的流轉，在不改變現在流程的情況下實現數據自動進行交互和共享，確保材料在流轉中做到全程留痕，有記錄可以查詢，實現立案材料的快速審查。當事人在不能接待的時候可以對文件起到一定的保密作用，使用自助交換箱可以全面促進管理信息化，提高效率，有效降低部門間的業務發展。