在使用包頭智能卷宗柜的時(shí)候是根據(jù)電子標(biāo)簽的掃描，通過(guò)掃描進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別后就可以輸入系統(tǒng)，形成二維碼；在這個(gè)過(guò)程中每個(gè)卷宗文件都形成了一個(gè)個(gè)的標(biāo)簽，我們可以輕松進(jìn)行區(qū)分，還可以避免重復(fù)登記入庫(kù)。

在需進(jìn)行信息查找時(shí)，工作人員只要打開(kāi)包頭智能卷宗柜就可查閱到相關(guān)案卷卷宗的信息。另外在辦理卷宗入庫(kù)時(shí)還可通過(guò)強(qiáng)大的系統(tǒng)對(duì)資料進(jìn)行拍照，以及對(duì)名稱的填寫、物品數(shù)量等細(xì)節(jié)的信息進(jìn)行登記，做到嚴(yán)格錄入卷宗文件，形成規(guī)范準(zhǔn)確地電子檔案。

通過(guò)上面的短信功能給卷宗加上“標(biāo)簽”，同時(shí)配備到期短信提示功能；對(duì)于已經(jīng)借調(diào)出去的物品可以通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)的歸還提醒功能，去提醒以及跟蹤現(xiàn)在資料的情況，了解時(shí)間提醒人員及時(shí)的做出相應(yīng)的操作。

包頭智能卷宗柜的提醒可以督促到人員，還可有效跟蹤卷宗的整個(gè)流轉(zhuǎn)全程；以及在出庫(kù)時(shí)相應(yīng)的流轉(zhuǎn)審批都做到有跡可循。確保及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，做到嚴(yán)進(jìn)嚴(yán)出、隨查隨有，有效節(jié)省了人力物力。